ITやAIで、
会社のムダを減らすヒントを集めました。

ITによる業務効率化

DXというと、「高いシステムを入れること」「専門会社に頼むこと」「大きな投資をすること」と思われがちです。

でも、中小企業のDXは、いきなりお金をかけなくても始められます。最初に見るべきなのは、会社の中で一番時間がかかっている仕事です。

まず見るべきは、一番時間がかかっている仕事

DXの第一歩は、細かいムダを全部なくすことではありません。まずは、会社の中で一番時間がかかっている作業を見つけることです。

たとえば、次のような仕事です。

• 毎月の請求書作成に何時間もかかっている
• 売上や在庫の集計を、毎回Excelで手作業している
• 日報や作業報告を、あとから誰かが入力し直している
• 問い合わせや案件の進み具合を、毎回担当者に確認している
• シフト、勤怠、給与まわりの集計に時間がかかっている
• 社長が知りたい数字を出すために、毎回社員が資料を作っている

こうした作業は、毎回少しずつ会社の時間を奪っています。だからこそ、一番時間がかかっている仕事から手をつけると、効果が見えやすくなります。

全部を一気に解決しようとしない

よくある失敗は、「せっかくやるなら全部まとめて解決しよう」と考えてしまうことです。

顧客管理も、在庫管理も、請求も、日報も、勤怠も、全部まとめてシステム化しようとすると、話が大きくなりすぎます。費用もかかりますし、社員もついていけなくなります。

最初は、課題を全部解決しようとしなくて大丈夫です。「一番時間がかかっている作業のうち、一部だけ楽にできないか」と考えるくらいがちょうどよいです。

社長自身、または社員が自分で試してみる

お金をかけないDXで大事なのは、まず自分たちの手で試してみることです。社長自身が試してもよいですし、現場の社員が試しても構いません。

たとえば、次のような小さな試し方があります。

• ローカルPCのExcelを、Googleスプレッドシートに置き換えてみる
• 紙のチェック表を、Googleフォームで入力できるようにしてみる
• 毎月作っている報告書の文章を、ChatGPTでたたき台にしてみる
• 案件管理表を1つにまとめて、営業と事務で同じ表を見る
• よく使うメール文をテンプレート化してみる
• 無料ツールやノーコードで、簡単な入力フォームを作ってみる

最初から完璧である必要はありません。少し使ってみて、「これは楽になるかもしれない」と思えるかどうかを確認することが目的です。

うまくいきそうだという確信を作る

小さく試す意味は、安く済ませることだけではありません。もっと大事なのは、「この方向で進めれば、たしかに楽になりそうだ」という確信を持つことです。

たとえば、Googleスプレッドシートで案件管理を試してみた結果、営業と事務の確認が減ったとします。そうすると、「もっときちんと作れば、さらに効果が出そうだ」と判断できます。

反対に、試してみて社員が使いにくいとわかれば、大きなお金をかける前に止められます。これも大きなメリットです。

確信が持てたら、しっかりお金をかける

お金をかけないDXとは、ずっと無料で済ませるという意味ではありません。まず小さく試し、効果が見えたら、必要なところにはしっかりお金をかけるという考え方です。

自分たちで試してみて、「この仕組みは本当に会社に必要だ」「ここを改善すれば毎月かなり時間が減る」とわかったら、そこで初めて本格的なシステム化や外部事業者への依頼を考えます。

この順番なら、ベンダーに相談するときも、「何をしたいのか」がはっきりしています。見積もりの内容も判断しやすくなります。

ベンダー選びでは相見積もりを取る

お金をかけて解決する段階になったら、必ず複数の事業者から見積もりを取りましょう。いわゆる相見積もりです。

1社だけの見積もりでは、金額が高いのか安いのか、内容が十分なのかがわかりにくいです。複数の提案を見ることで、費用感や考え方の違いが見えてきます。

• 金額だけでなく、何をどこまでやってくれるかを見る
• 導入後のサポートがあるか確認する
• こちらの業務を理解しようとしてくれるかを見る
• 難しい言葉ばかりで説明していないかを見る
• できないことや注意点も正直に話してくれるかを見る

一番安い会社が一番よいとは限りません。自社の仕事を丁寧に聞いて、親身に考えてくれる事業者を選ぶことが大切です。

社長が最初に聞くべき3つの質問

社長がDXを始めるときは、難しい専門用語を覚えるより、次の3つを社員に聞いてみてください。

• いま一番時間がかかっている作業は何か
• その作業のうち、自分たちで少し試せる部分はどこか
• うまくいったら、どのくらい時間が減りそうか

この3つが見えると、DXは一気に現実的になります。

最初のおすすめはこの3つ

何から始めればよいかわからない場合は、まず次の3つがおすすめです。

• 一番時間がかかっているExcel作業を1つ選ぶ
• そのExcelを共有できる場所に置いて、みんなで見られるようにする
• 入力や集計の一部を、フォームやAIで楽にできないか試す

これなら大きなお金をかけずに始められますし、効果がありそうかも判断しやすくなります。

まとめ

お金をかけずにDXを進めるには、まず一番工数がかかっている作業を見つけることが大切です。そして、課題を全部解決しようとせず、自分たちの手で小さく試してみます。

試してみて、うまくいきそうだという確信が持てたら、そこにはしっかりお金をかけてよいと思います。そのときは、複数のベンダーから見積もりを取り、金額だけでなく、親身に考えてくれる事業者かどうかを見ましょう。

DXは、最初から大きな投資をするものではありません。小さく試して、確信を持ってから投資する。この順番が、中小企業には合っています。

ITによる業務効率化

DXという言葉を聞くと、「大きなシステムを入れること」「AIを使うこと」「専門家に頼むこと」と思うかもしれません。

でも、中小企業のDXは、もっと身近なところから始められます。まず大事なのは、会社の仕事の流れを整理して、一度生まれた情報を何度もムダなく使えるようにすることです。

よくあるムダ：同じ情報を何度も入力している

中小企業では、次のようなことがよくあります。

• 営業がExcelに入力した情報を、事務が別のExcelに入力し直している
• 紙の申込書を見ながら、あとでパソコンに入力している
• 売上表、顧客リスト、請求書で同じ会社名を何度も入力している
• 最新版のファイルがどれかわからない
• 担当者のパソコンにしかデータがなく、他の人が見られない

こうしたムダは、一つひとつは小さく見えます。でも毎日積み重なると、かなり大きな時間になります。

まずは業務の流れを整理する

最初にやるべきことは、システムを買うことではありません。まず、仕事の流れを紙に書き出してみます。

• 誰が情報を受け取るのか
• どこに入力しているのか
• 誰が確認しているのか
• 同じ情報を別の場所に入力していないか
• どの情報をみんなで見られると便利か

この流れを見るだけでも、「ここで二重入力している」「このExcelをみんなで見られれば楽になる」という場所が見えてきます。

ローカルPCのExcel管理をやめてみる

会社でよくあるのが、担当者のパソコンの中にExcelファイルがある状態です。これは手軽ですが、次のような問題が起きやすくなります。

• その人が休むと、ファイルの場所がわからない
• 誰かが古いファイルを見てしまう
• メールで送り合って、最新版がわからなくなる
• 同時に編集できず、作業が止まる
• バックアップが不十分で、消えたときに困る

これを避けるために、まずはGoogleドライブ上にスプレッドシートを置き、必要な人が共同で見られるようにするだけでも大きな効果があります。

Googleスプレッドシートを使うだけでも効果がある

Googleスプレッドシートは、インターネット上で使える表計算ソフトです。Excelに近い感覚で使えますが、複数人で同時に開いたり、編集したりできます。

たとえば、次のような使い方ができます。

• 顧客リストをみんなで確認する
• 案件の進み具合を共有する
• 在庫数を現場と事務で同じ表で見る
• 日報や作業記録を1つの表にまとめる
• 問い合わせ状況を営業と事務で共有する

これだけで、「あのファイル送ってください」「最新版はどれですか」「誰が更新しましたか」といったやりとりを減らせます。

情報をみんなで見られると、判断が早くなる

情報が一人のパソコンの中にあると、社長や他の社員がすぐに見られません。すると、確認に時間がかかります。

でも、必要な情報をみんなで見られる場所に置くと、判断が早くなります。売上、在庫、案件、問い合わせ、作業状況などがすぐ見えるだけでも、会社の動きは変わります。

Google Workspace Essentials Starterなら無料で始められる

Googleには、Google Workspace Essentials Starterという無料で使えるチーム向けサービスがあります。仕事用のメールアドレスを使って、Googleドライブ、スプレッドシート、ドキュメント、スライド、Meet、Chatなどをチームで使えます。

Googleの公式案内では、Google Workspace Essentials Starterは無料で、試用期間や期限はなく、1人あたり15GBのGoogleドライブ容量を使えるとされています。また、最大100ユーザーまで利用できると案内されています。

少人数の会社で、「まずは社内でファイル共有や共同編集を試したい」という場合には、かなり始めやすい選択肢です。

まず試すなら、この3つから

最初から全部を変える必要はありません。まずは次の3つのどれかから始めるとよいです。

• 顧客リストをGoogleスプレッドシートにする
• 案件管理表をGoogleドライブ上で共有する
• 日報や作業記録を1つのスプレッドシートにまとめる

小さく始めて、「これは便利だ」と社内で実感できると、次の改善につながりやすくなります。

注意点：何でも全員に見せればよいわけではない

便利だからといって、すべての情報を全員に見せればよいわけではありません。給与、個人情報、取引条件、機密情報などは、見る人をきちんと分ける必要があります。

Googleドライブでは、ファイルやフォルダごとに共有相手を設定できます。まずは「誰が見る必要があるか」「誰が編集してよいか」を決めてから共有しましょう。

まとめ

DXは、大きなシステムを入れることから始めなくても大丈夫です。まずは業務の流れを整理し、一度生まれた情報を何度もムダなく使えるようにすることが大切です。

ローカルPCのExcelを、Googleドライブ上のスプレッドシートに変えて、みんなで見られるようにする。これだけでも、探す時間、聞く時間、入力し直す時間を減らせます。

少人数なら、Google Workspace Essentials Starterのような無料で始められるサービスもあります。まずは小さく試して、会社に合う形を探してみましょう。

マーケティング

ホームページは、最初から立派なものを作らなくても大丈夫です。まずは「何をしている会社か」「どんな相談ができるか」「どう連絡すればよいか」が伝われば、十分に役に立ちます。

JimdoやWixを使えば、専門知識がなくても、会社のホームページを比較的かんたんに作れます。制作会社に大きなお金をかける前に、まず自社で小さく始めたい会社には向いています。

JimdoやWixが使いやすい理由

JimdoやWixには、会社のホームページに必要な機能が一通り入っています。ページ作成、スマホ対応、問い合わせフォーム、ブログ、お知らせ、独自ドメインなどをまとめて管理できます。

• 専門知識がなくても始めやすい
• スマホでも見やすいページを作りやすい
• 文章や写真を自分で直しやすい
• お知らせやブログを自分で更新しやすい
• 最初にかかるお金を抑えやすい

Jimdoが向いている会社

Jimdoは、とにかく早く、シンプルにホームページを出したい会社に向いています。店舗、個人事業、士業、地域のサービス業などに使いやすいです。

「会社概要」「サービス内容」「実績」「問い合わせ先」をわかりやすく載せたいなら、Jimdoのシンプルさは強みになります。

Wixが向いている会社

Wixは、見た目に少しこだわりたい会社や、あとから予約、ネットショップ、会員ページなどを増やしたい会社に向いています。

テンプレートも多く、AIを使って作り始めることもできるので、「何を書けばいいかわからない」という会社にも使いやすいです。

注意点：作っただけでは問い合わせは増えません

ただし、ホームページを作っただけで、すぐ問い合わせが増えるわけではありません。大事なのは「誰に見てほしいか」「何を知ってほしいか」「何を相談してほしいか」です。

見る人は、きれいなデザインよりも「自分の困りごとに合う会社か」を見ています。だからこそ、サービス内容、実績、よくある悩み、問い合わせ先をわかりやすく書くことが大切です。

まずは小さく公開する

最初は、5ページくらいでも十分です。「トップページ」「サービス内容」「実績」「お知らせ・ブログ」「お問い合わせ」があれば始められます。

その後、事例やブログを少しずつ増やせば、会社の強みが伝わりやすくなります。JimdoやWixは自分で直しやすいので、少しずつ育てるホームページに向いています。

まとめ

会社のホームページは、最初から完璧でなくて大丈夫です。まずはJimdoやWixで小さく始めて、見てもらいながら直していく。それが中小企業には現実的です。

このサイトでは、ホームページ、IT、AI、補助金、人事制度などについて、中小企業の社長が判断しやすいように、わかりやすく情報を発信していきます。

マーケティング

ホームページを作るとき、「よくわからないから業者に全部任せよう」と考える会社は少なくありません。

もちろん、専門家に頼むこと自体は悪いことではありません。ただし、会社側が何をしたいのかを決めないまま、業者に言われるまま作ってしまうと、あとで困ることがあります。

よくある失敗1：作ったあとに自分で更新できない

ホームページを業者に頼んで作ったものの、文章を少し直すだけでも毎回お金がかかる。写真を変えるにも依頼が必要。お知らせを出したいのに、自分では更新できない。

このような状態になると、ホームページはだんだん古くなります。営業時間、商品、サービス内容、採用情報、実績などが古いままになり、見た人に不安を与えてしまいます。

ホームページは、一度作って終わりではありません。会社の状況に合わせて、少しずつ直していくものです。だからこそ、最初に「自社でどこまで更新できるか」を確認しておく必要があります。

よくある失敗2：お客様の流れとホームページがつながっていない

ホームページは作っただけでは見てもらえません。大事なのは、お客様がどこから来るのかを考えることです。

たとえば、Google検索から来るのか、チラシのQRコードから来るのか、紹介された人が会社名で検索するのか、SNSから来るのか。それによって、ホームページに載せるべき情報は変わります。

お客様の流れとホームページがつながっていないと、誰も見に来ないサイトになってしまいます。見に来たとしても、欲しい情報がなければすぐに離れてしまいます。

よくある失敗3：目的が多すぎて、何のサイトかわからない

ホームページには、いろいろな目的があります。新しいお客様を集めたい、同業者や取引先に見てもらいたい、採用に使いたい、社員紹介をしたい、会社の趣味や雰囲気を伝えたい。どれも大事です。

しかし、全部を同じ強さで載せると、サイトの狙いがぼやけます。結果として、見た人が「結局、何を伝えたい会社なのか」がわからなくなります。

ホームページを作る前に、まず一番大事な目的を決めましょう。「新規のお客様を増やしたい」のか、「採用に使いたい」のか、「取引先に安心してもらいたい」のか。ここが決まると、載せる情報も決めやすくなります。

よくある失敗4：見た目が古く、すぐに閉じられてしまう

ホームページは中身が大事です。ただし、見た目も無視できません。表示が古い、文字が小さい、スマホで見にくい、写真が暗い、どこを押せばよいかわからない。こうしたサイトは、見た人がすぐに離れてしまいます。

特に今は、スマホで見る人が多くなっています。パソコンでは見られても、スマホで読みにくいサイトはかなり不利です。

ものすごくおしゃれである必要はありません。ただ、清潔感があること、文字が読みやすいこと、写真が見やすいこと、問い合わせ先がわかりやすいことは大切です。

よくある失敗5：訪れた人が欲しい情報が載っていない

ホームページで一番大事なのは、見に来た人が知りたい情報を載せることです。会社が言いたいことだけを載せても、相手が知りたいことがなければ読まれません。

たとえば採用目的のホームページなら、求職者が知りたいのは、きれいな理念だけではありません。会社の雰囲気、社長の考え、先輩社員の顔、実際の仕事内容、働き方、入社後の流れなどです。

「この会社で働いたら、どんな人と、どんな毎日を過ごすのか」が見えると、応募する人は安心します。

同業者・取引先向けなら、設備や対応力が大事

同業者や取引先に見てもらうサイトなら、知りたい情報はまた違います。たとえば、製造業や加工業なら、どんな機械を持っているのか、何台あるのか、どのような加工ができるのか、どの地域にあるのか、何人くらいで対応しているのかが重要です。

取引先は、「この会社に頼めるか」「どのくらい対応できるか」「自社の仕事に合うか」を見ています。だから、設備、人数、場所、対応できる作業、納期感、実績などをわかりやすく載せることが大切です。

ホームページを作る前に決めること

ホームページを作る前に、最低限、次のことを決めておきましょう。

• 一番見てほしい人は誰か
• その人は何を知りたいのか
• 見たあとに、何をしてほしいのか
• 自社で更新したい情報は何か
• 更新を誰が担当するのか
• スマホで見やすい作りになっているか

この整理をしないまま作ると、見た目はそれなりでも、使えないホームページになりやすいです。

業者に頼むときに確認すること

業者に頼む場合は、金額だけで決めない方がよいです。次の点を確認しましょう。

• 自社で文章や写真を更新できるか
• 更新のたびにいくらかかるか
• スマホで見やすく作ってくれるか
• 誰に見せるサイトかを一緒に考えてくれるか
• 公開後の直し方や運用も教えてくれるか
• 必要以上に大きなサイトを勧めてこないか

こちらの話をよく聞かず、見た目や機能だけをすすめる業者には注意が必要です。逆に、目的やお客様の流れを一緒に考えてくれる業者は心強いです。

目的別に載せたい情報

まとめ

ホームページは、ただ作ればよいものではありません。業者に言われるまま作ると、更新できない、費用がかかり続ける、誰も見に来ない、見に来てもすぐ離れてしまう、ということが起きます。

大切なのは、誰に見てほしいのかを決め、その人が欲しい情報を載せることです。採用なら会社の雰囲気や先輩の顔。同業者や取引先向けなら、機械、人数、場所、対応できる仕事。新規顧客向けなら、何を頼めるのか、実績、問い合わせのしやすさです。

ホームページは、会社の自己紹介ではなく、見に来た人の不安を減らす場所です。そこを意識して作ると、使えるホームページに近づきます。

マーケティング

チラシを作るとき、最初から大量に印刷してしまう会社があります。しかし、これは少し危険です。

なぜなら、最初に作ったチラシが本当に反応のよいチラシかどうかは、配ってみるまでわからないからです。商品販売でも、セミナー集客でも、チラシは一度作って終わりではありません。反応を見ながら、少しずつ良くしていくものです。

まず、チラシの目的を決める

チラシを作る前に、まず「このチラシを見た人に何をしてほしいのか」を決めます。

• お店に来てほしいのか
• 商品を買ってほしいのか
• セミナーに申し込んでほしいのか
• ホームページを見てほしいのか
• 電話やLINEで問い合わせてほしいのか

目的があいまいなまま作ると、情報をたくさん載せすぎて、結局何を伝えたいのかわからないチラシになってしまいます。

人の目線の流れを意識する

チラシを見る人の目線は、一般的に左上から右上、左下、右下へ流れやすいと言われます。細かい例外はありますが、まずはこの流れを意識すると読みやすくなります。

そのため、重要な情報は目に入りやすい場所に置きます。

• 左上：一番伝えたい見出し
• 右上：写真や目を引く情報
• 左下：詳しい説明やメリット
• 右下：申し込み方法、連絡先、QRコード

いきなり細かい説明を詰め込むのではなく、まず「何のチラシか」が一瞬でわかるようにすることが大切です。

見る人が知りたいことを書く

チラシは、会社が言いたいことを書くものではありません。見た人が知りたいことを書くものです。

商品販売のチラシなら、見た人は次のようなことを知りたいはずです。

• 何の商品なのか
• 自分にどんな良いことがあるのか
• いくらなのか
• どこで買えるのか
• いつまで買えるのか
• 今買う理由があるのか

セミナーのチラシなら、見た人は次のようなことを知りたいはずです。

• 有料か無料か
• いつ、どこで開催するのか
• 誰が話すのか
• 何を聞けるのか
• どんな時間の使い方なのか
• 質問はできるのか
• 事例は聞けるのか
• 初心者向けなのか
• 資料はもらえるのか

ここが抜けていると、興味を持っても申し込みまで進みにくくなります。

写真はとても大事

チラシでは写真がとても大事です。文字だけでは、なかなか雰囲気が伝わりません。

商品販売なら、商品の写真はできるだけきれいに見せましょう。お店なら、店内の雰囲気やスタッフの写真も有効です。

セミナーなら、講師の顔写真は必須です。どんな人が話すのかがわからないと、参加する側は不安になります。決して、いらすとやのアイコンだけで済ませない方がよいです。

色は使いすぎない

目立たせたいからといって、たくさんの色を使いすぎると、かえって読みにくくなります。

色は、全体のトーンをまとめることが大切です。たとえば、青系で信頼感を出す、緑系でやさしさを出す、赤や黄色は強調したい部分だけに使う、という考え方です。

また、背景の色と文字の色の組み合わせにも注意しましょう。背景と文字の差が弱いと、読み手は読む気をなくしてしまいます。地の色と文字の色を意識し、見やすい文章にすることが大切です。

文字の大きさは、読み手を意識する

チラシは、見た目だけでなく読みやすさが大切です。特に高齢のお客様が見る場合は、文字が小さすぎると読んでもらえません。

重要な見出し、価格、日時、場所、連絡先は、少し大きめにしましょう。細かい説明を詰め込みすぎるより、読みやすさを優先した方が反応につながりやすくなります。

QRコードでホームページにつなげる

チラシだけですべてを説明しようとすると、紙面がいっぱいになります。そこで、QRコードを使ってホームページや申し込みページにつなげる方法が有効です。

• 詳しい商品説明ページへつなげる
• セミナー申し込みフォームへつなげる
• 地図やアクセスページへつなげる
• 事例紹介ページへつなげる
• LINE登録や問い合わせフォームへつなげる

QRコードを載せるときは、「詳しくはこちら」だけでなく、「セミナー詳細を見る」「地図を確認する」「申し込みフォームへ」など、リンク先で何ができるかも書くと親切です。

連絡先と場所は丁寧に書く

意外と大事なのが、連絡先と場所の案内です。電話番号、メール、LINE、住所、地図、駐車場、最寄り駅、会場名などは、わかりやすく載せましょう。

特にセミナーや店舗来店の場合、「場所がよくわからない」は大きな離脱理由になります。近くの目印、建物名、入口、駐車場の有無なども書けると親切です。

効果を測る仕組みを入れる

チラシは、配って終わりではありません。配った後に、どれくらい反応があったかを確認することが大切です。

商品販売なら、チラシを持参した人にサービスをする方法があります。たとえば、「このチラシ持参で100円引き」「チラシ持参で特典プレゼント」のようにすれば、どのくらいチラシから来店したかがわかります。

セミナーなら、申し込みフォームをチラシ専用にしたり、QRコードをチラシ用に分けたりすると、反応を測りやすくなります。

ABテストをしてみる

チラシは、少し変えるだけで反応が変わることがあります。そのため、2種類のチラシを作って試すABテストも有効です。

たとえば、次のような違いを試せます。

• 見出しを変える
• 写真を変える
• 価格の見せ方を変える
• 特典の書き方を変える
• QRコードの案内文を変える
• セミナーのタイトルを変える

最初から正解を当てようとするより、少しずつ試して反応を見る方が、良いチラシに近づきます。

デザイナーやCanvaを使うのもよい

チラシのテンプレートは、デザイナーに依頼するときれいに作ってもらえます。毎回ゼロから作るより、会社らしい型を作っておくと便利です。

また、Canvaなどのデザインツールを使う方法もあります。テンプレートが多く、専門知識がなくても見やすいチラシを作りやすいです。

ただし、テンプレートを使う場合でも、文字を詰め込みすぎたり、写真が合っていなかったりすると効果は落ちます。見た目だけでなく、誰に何を伝えるかを先に決めることが大切です。

チラシを作る前のチェックリスト

• 一度に大量に刷ろうとしていないか
• 見た人に何をしてほしいか決まっているか
• 左上から右下への目線の流れを意識しているか
• 見た人が知りたい情報が入っているか
• 写真はきちんと入っているか
• 色を使いすぎていないか
• 文字の大きさは読み手に合っているか
• QRコードでWebにつなげているか
• 連絡先や場所の案内は丁寧か
• 効果を測る仕組みがあるか

まとめ

チラシは、一度作って大量に配れば終わりではありません。まず少なく作り、反応を見て、少しずつ良くしていくものです。

見る人の目線、知りたい情報、写真、色、文字の大きさ、QRコード、連絡先、場所の案内。こうした基本を丁寧に整えるだけで、チラシの伝わり方は変わります。

そして何より大切なのは、配った後に効果を測ることです。商品販売ならチラシ持参の特典、セミナーなら専用QRコードや専用フォームを使い、どのくらい反応があったかを見ましょう。チラシは試しながら育てるものです。

マーケティング

ホームページを見ている人は、少しでも不安になると、すぐに離れてしまいます。特に、ボタンを押す直前で迷う人は少なくありません。

「このボタンを押したら、いきなり申し込みになるのか」「料金が発生するのか」「何を入力させられるのか」。こうした不安があると、人はボタンを押すのをやめてしまいます。

マイクロコピーとは？

マイクロコピーとは、ホームページやアプリの中にある短い案内文のことです。たとえば、ボタンの文字、入力欄の説明、エラーメッセージ、注意書き、申し込み前の一言などです。

文章量としては短いですが、見ている人の不安を減らしたり、次に何が起きるかを伝えたりする大切な役割があります。

よくある失敗：「次へ」だけでは不安になる

よくあるのが、ボタンに「次へ」「送信」「確認」など、短すぎる言葉だけを書いているケースです。

もちろん間違いではありません。ただ、見ている人からすると、そのボタンを押したあとに何が起きるのかがわかりにくいことがあります。

たとえば、見積もりページでボタンに「次へ」とだけ書いてあると、押したあとに何が起きるのかわかりません。個人情報を入力するのか、すぐ申し込みになるのか、料金が出るのか、不安になります。

ボタンの文字は、押した後の状態がわかる言葉にする

ボタンの言葉は、「押したらどうなるか」がわかるようにするのが基本です。

たとえば、次のように変えるだけでも、かなりわかりやすくなります。

ボタンの近くに、不安を減らす一言を添える

ボタンの文字だけでなく、ボタンの近くに短い説明を入れるのも効果的です。

たとえば、問い合わせフォームの送信ボタンの近くに、次のような一言があると安心しやすくなります。

• 送信後、2営業日以内にご連絡します
• この時点では料金は発生しません
• しつこい営業はいたしません
• 入力内容は確認画面で修正できます
• お急ぎの場合はお電話ください

見ている人は、「押したらどうなるのか」「あとで戻れるのか」「お金がかかるのか」を気にしています。そこを先に説明してあげると、安心して次に進みやすくなります。

入力フォームにもマイクロコピーは使える

マイクロコピーは、ボタンだけではありません。入力欄の近くにも使えます。

たとえば、電話番号の入力欄に「日中つながりやすい番号をご入力ください」と書いてあれば、何を書けばよいかがわかります。問い合わせ内容の欄に「まだ内容が固まっていなくても大丈夫です」と書いてあれば、相談しやすくなります。

• お名前：担当者様のお名前をご入力ください
• 電話番号：日中つながりやすい番号をご入力ください
• 相談内容：まだ決まっていない内容でもお気軽にご記入ください
• 希望日時：候補を2〜3つ書いていただくと調整しやすくなります

中小企業のホームページで使いやすい例

中小企業のホームページなら、次のような場面でマイクロコピーが使えます。

• 問い合わせボタン
• 見積もり依頼ボタン
• 資料請求ボタン
• 採用応募ボタン
• 予約ボタン
• 問い合わせフォームの入力欄

特に、問い合わせや見積もり依頼のボタンは重要です。ここで離脱されると、せっかく興味を持ってくれた人を逃してしまいます。

採用ページでも効果がある

採用ページでも、マイクロコピーは役立ちます。

たとえば、応募ボタンが「応募する」だけだと、少し重く感じる人もいます。まだ迷っている人にとっては、「押したらすぐ正式応募になるのか」と不安になります。

その場合は、次のように変えることができます。

• 職場見学について相談する
• まずは話を聞いてみる
• 応募前に質問する
• 採用担当に問い合わせる

応募の前に相談できることが伝わると、求職者は一歩進みやすくなります。

マイクロコピーを考えるときのコツ

マイクロコピーを考えるときは、次の3つを意識すると作りやすくなります。

• 押したあとに何が起きるかを書く
• 料金が発生するかどうかを書く
• 相手が不安に思いそうなことを先に説明する

難しい言葉を使う必要はありません。むしろ、短くてわかりやすい言葉の方が効果的です。

まとめ

マイクロコピーは、ホームページの中にある小さな言葉です。しかし、その小さな言葉が、見ている人の不安を減らし、問い合わせや応募につながることがあります。

ボタンの文字を変える。入力欄に一言添える。送信後に何が起きるかを書く。こうした小さな改善なら、大きなお金をかけずにすぐ試せます。

ホームページを改善したいときは、デザインを全部変える前に、まずボタンの言葉を見直してみましょう。

ITによる業務効率化

ChatGPTはとても便利です。文章を作る、メールを整える、アイデアを出す、資料のたたき台を作るなど、会社の仕事にもいろいろ使えます。

ただし、会社で使うときには大事な注意点があります。それは、個人情報や会社の秘密を、そのままAIに入れないことです。

まず確認すること：AIに記憶させない設定になっているか

ChatGPTなどの生成AIを会社で使う前に、まず設定を確認してください。会話の内容が、AIの改善や学習に使われる設定になっていないかを見ることが大切です。

サービスによって設定名は違いますが、「データコントロール」「モデルの改善」「学習への利用」「チャット履歴」などの項目を確認します。会社で使うなら、会話内容をAIの改善に使わない設定にできるかを必ず確認しましょう。

特に、無料版や個人向けのサービスを仕事で使う場合は注意が必要です。会社で本格的に使うなら、法人向けプランや業務利用向けの設定も確認した方が安心です。

個人情報は必ずマスクする

AIに文章を入れるときは、個人情報をそのまま入れないことが重要です。名前、住所、電話番号、メールアドレス、社員番号、取引先名、顧客名などは、意味のない文字に置き換えてから使います。

たとえば、次のように置き換えます。

• 山田太郎 → Aさん
• 株式会社〇〇商事 → 取引先B
• 03-1234-5678 → 電話番号X
• 東京都〇〇区〇〇町 → 住所Y
• 売上3,420万円 → 売上金額Z

大事なのは、あとで自分が戻せる形にしておくことです。AIには本物の情報を入れず、AIから返ってきた文章を見てから、最後に自分の手元で正しい情報に戻します。

インターネットに出す情報は、そもそも慎重に考える

AIに限らず、インターネット上のサービスに個人情報を入れること自体、慎重に考えるべきです。検索サービス、クラウドサービス、SNS、フォーム入力など、インターネットに情報を入れるということは、外部の会社のサービスを使うということです。

もちろん、多くのサービスは安全対策をしています。しかし、会社の大事な情報や個人情報を、何でも気軽に入れてよいわけではありません。特に、顧客情報、社員情報、未公開の取引情報、クレーム内容、契約内容などは要注意です。

AIは便利。でも、入力した情報がどう扱われるかを意識する

生成AIのサービスでは、入力された内容がサービス改善やモデル改善に使われる場合があります。一方で、法人向けプランでは、標準では学習に使わないと説明されているものもあります。

つまり、「AIだから全部危険」と決めつける必要はありません。ただし、「設定を見ずに使う」「個人情報をそのまま入れる」「会社の秘密を入れる」のは避けるべきです。

慎重にするなら、ローカル生成AIという方法もある

かなり慎重に考えるなら、社内のパソコンやサーバーだけで動く「ローカル生成AI」を使う方法もあります。インターネット上のAIサービスに情報を送らず、自社の中だけでAIを動かす考え方です。

ただし、この方法には注意点があります。性能の高いパソコンやGPUが必要になることが多く、設定や管理にも手間がかかります。小さな会社がいきなり導入するには、少しハードルが高い場合があります。

現実的には、まずマスクして使う

多くの中小企業にとって、いきなりローカル生成AIを作るのは大変です。そこで現実的なのは、AIに入れる前に個人情報や会社名をマスクする方法です。

たとえば、顧客へのお詫びメールを作りたい場合でも、実名や会社名を入れずに、次のようにします。

これなら、AIに具体的な個人情報を渡さずに、文章のたたき台を作れます。最後に、自分の手元で「取引先A」「担当者B」を本当の名前に戻せばよいのです。

会社で決めておきたいルール

ChatGPTを会社で使うなら、最低限、次のルールは決めておきたいところです。

• 個人情報はそのまま入れない
• 顧客名、社員名、取引先名はマスクする
• 契約書、見積書、給与情報、クレーム内容は特に注意する
• AIに記憶・学習させない設定を確認する
• AIの回答をそのまま使わず、人が必ず確認する
• どの業務なら使ってよいかを社内で決める

AIに入れてよいもの・避けたいもの

まとめ

ChatGPTは、正しく使えば中小企業にとって強い味方になります。文章作成、アイデア出し、調べもの、資料のたたき台づくりなど、時間を減らせる場面はたくさんあります。

ただし、会社で使うなら、情報の扱いには十分注意が必要です。まず設定を確認する。個人情報はマスクする。会社の秘密はそのまま入れない。AIの答えは人が確認する。この4つを守るだけでも、かなり安全に使いやすくなります。

ITによる業務効率化

「紙やExcelをやめたい」「現場で使う簡単なアプリを作りたい」。そんなときに候補になるのが、AppSheet、Power Apps、kintoneです。

どれも、専門のプログラマーでなくても業務アプリを作りやすいサービスです。ただし、向いている会社や使い方は少しずつ違います。

まず、ノーコードとは？

ノーコードとは、むずかしいプログラムを書かずに、画面を選んだり、項目を並べたりして、業務アプリを作る方法です。

たとえば、次のようなものを作れます。

• 日報アプリ
• 問い合わせ管理
• 顧客管理
• 見積管理
• 在庫管理
• 点検チェックリスト
• 社内申請フォーム

Excelで管理していたものを、スマホやパソコンから入力・確認できるようにするイメージです。

3つの違いをひとことで言うと

まずは細かい機能よりも、イメージでつかむのが大切です。

• AppSheet：Googleスプレッドシートからアプリを作りやすい
• Power Apps：Excel、SharePoint、TeamsなどMicrosoft環境とつながりやすい
• kintone：日本の会社で、チームの業務管理を作りやすい

AppSheetが向いている会社

AppSheetは、GoogleスプレッドシートやGoogle Workspaceをよく使っている会社に向いています。

たとえば、今すでにスプレッドシートで顧客リスト、作業記録、在庫表、日報などを管理している会社なら、そのデータをもとにアプリ化しやすいです。

• Googleスプレッドシートをよく使っている
• スマホで入力する現場アプリを作りたい
• 点検、日報、作業報告などをアプリ化したい
• まず小さく試したい

注意点は、社内でGoogleをあまり使っていない場合、少しなじみにくいことです。また、作り込んでいくと、データの持ち方や権限管理をきちんと考える必要があります。

Power Appsが向いている会社

Power Appsは、Microsoft 365を使っている会社に向いています。Excel、SharePoint、Teams、Outlookなどを日常的に使っている会社なら、社内の仕事とつなげやすいです。

• Microsoft 365を使っている
• Teamsの中で業務アプリを使いたい
• ExcelやSharePointのデータを活用したい
• 将来的に社内システムとして育てたい

注意点は、ライセンスやデータ連携の考え方が少し複雑になりやすいことです。特に、Dataverseやプレミアムコネクタを使う場合は、費用をよく確認した方がよいです。

kintoneが向いている会社

kintoneは、日本の中小企業で使いやすい業務管理ツールです。顧客管理、案件管理、問い合わせ管理、見積管理、日報、申請など、いろいろな業務をまとめて管理しやすいのが特徴です。

• Excel管理が多く、情報がバラバラになっている
• 顧客管理や案件管理を社内で共有したい
• コメントや履歴を残しながら仕事を進めたい
• 日本語のサポートや導入事例を重視したい

注意点は、人数が少ない会社では月額費用が少し重く感じる場合があることです。また、外部サービスとの連携や細かいカスタマイズをしたい場合は、プラン選びが大切です。

比較表

費用を見るときの注意

料金は、単純に「1人いくら」だけで比べると失敗します。見るべきなのは、次の3つです。

• 使う人数は何人か
• 社外の人も使うのか
• 外部サービスと連携するのか

たとえば、少人数で始めるなら安く見えても、人数が増えると費用が大きくなることがあります。逆に、今使っているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365の契約に含まれている機能を使える場合もあります。

社長は、どれを選べばいい？

迷ったら、今会社でよく使っているものを基準に選ぶのがおすすめです。

• Googleスプレッドシート中心なら、まずAppSheet
• Excel、Teams、SharePoint中心なら、まずPower Apps
• Excel管理をやめて、社内の情報をまとめたいなら、まずkintone

どれが一番すごいかではなく、自社の社員が使いやすいか、今の仕事に合うかで選ぶ方が失敗しにくいです。

最初に作るなら、このあたりがおすすめ

最初から大きなシステムを作ろうとすると、途中で止まりやすくなります。まずは、小さく始めるのがおすすめです。

• 日報
• 問い合わせ管理
• 顧客リスト
• 案件の進み具合
• 備品・在庫の管理
• 社内の申請

このような小さな業務から始めると、社員も使い方を覚えやすく、改善効果も見えやすくなります。

まとめ

AppSheet、Power Apps、kintoneは、どれも中小企業の業務改善に役立つツールです。ただし、会社によって向き不向きがあります。

Googleをよく使うならAppSheet、Microsoftをよく使うならPower Apps、会社の情報をまとめて管理したいならkintone。このくらいの感覚で、まず候補をしぼると考えやすくなります。

大切なのは、ツール選びよりも「どの仕事を楽にしたいのか」を決めることです。そこがはっきりしていれば、ノーコードは中小企業にとってかなり心強い武器になります。

資金調達

会社のホームページを作るとき、国の補助金だけでなく、区や市など自治体の補助金・助成金が使える場合があります。

特に、地域の中小企業向けに「ホームページ作成費」「販路拡大」「デジタル化」といった名前で制度が用意されていることがあります。対象になるかどうかは区によってかなり違うため、まずは自社のある自治体の制度を確認することが大切です。

5区の状況をざっくり見る

足立区：作成・更新・PR動画まで対象

足立区には「ホームページ作成・更新補助金」があります。ホームページをまだ開設していない事業者や、以前作ったものの活用できていない事業者向けの制度です。

対象は、ホームページの新規作成、全面的な更新、ホームページ上で公開するPR動画や製品紹介動画の作成です。補助率は対象経費の2分の1で、通常枠は上限20万円、動画加算枠は上限25万円です。

注意点として、申請前に足立区のウェブ活用アドバイザーへの事前相談が必要です。また、採択前に発生した経費は対象外です。作る前に必ず相談する流れになります。

江戸川区：販路拡大の一部としてホームページ作成を支援

江戸川区では「販路拡大支援事業助成金」の中で、ホームページの作成・改修経費が対象になっています。受発注の拡大を目的として、ホームページ、企業紹介動画、展示会出展などを支援する制度です。

ホームページの作成・リニューアルは、外注による経費が対象です。補助率は2分の1以内で、通常は上限10万円、ECサイトや多言語対応を含む場合は上限20万円です。

江戸川区の場合、単なる会社案内というよりも、販路拡大や受注拡大につながる使い方を考えるとよさそうです。

葛飾区：外国語対応、EC、PR動画の上乗せもある

葛飾区には「ホームページ作成費補助」があります。区内中小企業が製品や技術を広くPRするために、ホームページを作成・改修する場合などに使える制度です。

補助率は2分の1で、日本語のみのホームページ作成・改修は上限5万円、外国語対応の場合は上限8万円です。さらに、ホームページ作成・改修と同時にECサイトを新規構築する場合は10万円、PR動画を作成・掲載する場合は2万円が上乗せされます。

注意点として、申請時にホームページの作成・改修に着手していないことが必要です。すでに発注したあとでは対象外になる可能性があるため、先に制度を確認しましょう。

江東区：初めてホームページを作る会社向け

江東区の「ホームページ作成費補助」は、区内の中小企業や中小企業団体が、PRや販路拡大のために初めてホームページを開設する場合に使える制度です。

補助率は2分の1以内で、上限は10万円です。外部委託費のほか、自主制作の場合のホームページ作成ソフト、ドメイン取得費用、サーバー利用初期費用なども対象になる点が特徴です。

ただし、既存ホームページのリニューアルは対象外です。また、ホームページを開設する前に申請する必要があります。すでに公開してからでは対象外になるので注意が必要です。

墨田区：ホームページ作成そのものは対象外

墨田区には「デジタル技術活用支援補助金」があります。業務効率化や生産性向上のためのデジタル化に取り組む中小企業を支援する制度です。

たとえば、アプリ活用によるペーパーレス化、会計ソフト・人事労務ソフト・顧客管理ソフトによるデータ一元管理、RPAによる入力作業の自動化などが取り組み例として挙げられています。

ただし、公式ページでは、ECサイトやホームページ等の新設・改修に係る経費は補助対象外とされています。そのため、墨田区でホームページ作成費を考える場合は、区のこの制度ではなく、国や東京都など別の制度を確認する必要があります。

申請前に必ず見るポイント

自治体の補助金は、区によってルールがかなり違います。特に次の点は、必ず確認しましょう。

• 自社の所在地が対象になっているか
• 新規作成だけか、リニューアルも対象か
• ECサイトや多言語対応が対象か
• 動画作成も対象になるか
• 申請前に契約・発注してよいか
• 他の補助金と併用できるか
• 予算上限に達したら終了するか

まとめ

ホームページ作成には、自治体の補助金・助成金が使える場合があります。今回調べた5区では、足立区、江戸川区、葛飾区、江東区にホームページ作成・改修に関係する制度がありました。

一方で、墨田区のデジタル技術活用支援補助金では、ホームページやECサイトの新設・改修は対象外とされています。同じ「デジタル」や「販路拡大」に見える制度でも、対象経費は大きく違います。

会社のホームページを作るときは、まず自社の所在地の制度を調べる。次に、申請前に着手してよいかを確認する。そして、補助金ありきではなく、どんなお客様に何を伝えたいかを決める。この順番で考えると、失敗しにくくなります。

資金調達

「ITを入れたいけれど、お金がかかる」「レジや会計ソフト、予約システムを入れたいけれど、全部自腹だときつい」。そんなときに知っておきたい制度が、IT導入補助金です。

なお、2026年の制度では、正式名称が「デジタル化・AI導入補助金」に変わっています。これまでの「IT導入補助金」の流れを引き継いだ制度なので、この記事では社長にわかりやすいように「旧IT導入補助金」として説明します。

どんなときに使えるの？

IT導入補助金は、会社の仕事を効率化するために、ソフトやクラウドサービスなどを入れるときに使える可能性があります。たとえば、次のようなものです。

• 会計ソフトを入れて、経理の手間を減らしたい
• 予約システムを入れて、電話対応を減らしたい
• 販売管理ソフトを入れて、売上や在庫を見やすくしたい
• 勤怠管理ソフトを入れて、タイムカード集計を楽にしたい
• セキュリティ対策を強くしたい
• インボイス対応のレジや会計まわりを整えたい

ポイントは、「パソコンを買いたい」「何となく便利そうだから入れたい」だけでは弱いということです。どの仕事を楽にするのか、どの時間を減らすのか、会社にどんな効果があるのかを考えることが大切です。

どのくらい補助されるの？

通常枠では、補助率は原則として費用の2分の1以内です。条件によっては3分の2以内になる場合もあります。補助額は、内容によって5万円以上150万円未満、または150万円以上450万円以下とされています。

ただし、補助金は制度の種類や申請する内容によって金額が変わります。毎年ルールも変わるため、実際に使うときは必ず最新の公募要領を確認する必要があります。

何でも自由に買えるわけではありません

ここはとても大事です。IT導入補助金は、好きなソフトを買って、あとからお金が戻ってくる制度ではありません。

基本的には、補助金の対象として登録されたITツールや、登録されたIT導入支援事業者を通じて申請する形になります。つまり、「このソフトを使いたい」と思ったら、それが補助金の対象になっているかを先に確認する必要があります。

申請前にやるべきこと

補助金を考えるときは、いきなり申請書を書くのではなく、まず次の順番で整理すると失敗しにくくなります。

• 今、会社で時間がかかっている仕事を書き出す
• 紙、Excel、手入力、電話対応など、減らしたい作業を決める
• その作業を楽にできるITツールを探す
• そのITツールが補助金の対象か確認する
• 導入後に、誰が使い、誰が管理するかを決める

補助金は、もらうことが目的ではありません。補助金を使って入れたものが、会社の役に立ってはじめて意味があります。

よくある失敗

よくある失敗は、「補助金が出るから」という理由だけでツールを選んでしまうことです。安く入れられても、社員が使わなければムダになります。

• 導入したけれど、使い方がわからず放置される
• 現場の仕事に合わず、結局Excelに戻ってしまう
• 入力する人が増えて、かえって手間が増える
• 毎月の利用料が負担になってくる
• 誰も管理せず、情報が古いままになる

こうならないためには、「いくら補助されるか」よりも、「導入後に本当に使い続けられるか」を先に考えることが大切です。

社長が見るべきポイント

社長が見るべきポイントは、細かいITの機能ではありません。次の3つです。

• そのツールで、何の時間が減るのか
• そのツールで、誰の仕事が楽になるのか
• そのツールを、半年後も使っていそうか

この3つに答えられない場合は、補助金が使えても、少し立ち止まった方がよいかもしれません。

まとめ

IT導入補助金は、中小企業がITを入れるときの強い味方になります。ただし、「補助金があるから入れる」のではなく、「会社のムダを減らすために使う」という順番が大切です。

まずは、会社の中で時間がかかっている仕事、紙やExcelで大変になっている仕事を見つけることから始めましょう。そのうえで、必要なITツールを選び、補助金が使えるかを確認する。この順番で考えると、失敗しにくくなります。